День за свой счет — отпуск

Лилия Сахибгареева, редактор-эксперт

Сотруднику может понадобиться отпуск за свой счет по различным причинам. Но будет он ему предоставлен или нет, решает руководитель. Он же оценивает, насколько уважительна причина, по которой человек отпрашивается. А срок, на который такой отпуск будет предоставлен, уже согласовывается между работником и работодателем.

Если ваша компания на «упрощенке»

Статья будет полезна всем компаниям вне зависимости от налогового режима, который они применяют.

Иногда отпуск за свой счет полагается по закону. И регламентируется статьей 128 Трудового кодекса РФ и отдельными положениями федеральных законов. Категории сотрудников, которым нельзя отказать в отдыхе за свой счет, мы привели в таблице ниже. Если кому-нибудь из них отказать в праве на отпуск, это будет считаться прямым нарушением трудового законодательства. И вашу компанию могут привлечь к ответственности.

С оформлением отпуска без содержания поможет наш онлайн-сервис Программа Главбух. Она сделает все необходимые кадровые документы и рассчитает зарплату за остаток месяца. Попробуйте бесплатно! Гостевой доступ предоставляется на длительный срок.

Категория работников Продолжительность отпуска Основание Участники ВОВ До 35 календарных дней в году Статья 128 Трудового кодекса РФ Работающие пенсионеры по старости (по возрасту) До 14 календарных дней в году Работающие инвалиды До 60 календарных дней в году Родители и супруги военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей военной службы либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы До 14 календарных дней в году Работники, в случае рождения ребенка, регистрации брака или смерти близкого родственника До 5 календарных дней Работники, которые совмещают работу с учебой От 10 календарных дней до четырех месяцев в зависимости от категории образовательного учреждения и основания предоставления отпуска Статьи 173 и 174 Трудового кодекса РФ Внешние совместители Количество дней, на которое отпуск по основной работе превышает отпуск на работе по совместительству Статья 286 Трудового кодекса РФ Ветераны боевых действий и лица, награжденные знаком «Житель блокадного Ленинграда» До 35 календарных дней в году Федеральный закон от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах» Работники, поступающие в вузы До 15 календарных дней в году Федеральный закон от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» Работники, которые являются супругами военнослужащих Продолжительность отпуска супругов военнослужащих может быть равна продолжительности отпуска военнослужащих. Тогда часть отпуска, превышающая период отпуска по основному месту работы, не оплачивается Федеральный закон от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военно-служащих» Герои Социалистического Труда До трех недель в год Федеральный закон от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» Работники, являющиеся доверенными лицами кандидатов в депутаты На период действия полномочий Федеральный закон от 12 июня 2002 г. № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации»

Кроме того, отпуск за свой счет сроком до 14 дней может быть установлен для некоторых категорий работников с детьми (ст. 263 Трудового кодекса РФ). Так, на дополнительный отдых могут рассчитывать сотрудники:

— имеющие двух или более детей в возрасте до 14 лет;
— имеющие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
— одинокие матери, воспитывающие ребенка до 14 лет;
— отцы, воспитывающие ребенка до 14 лет без матери.

По письменному заявлению дополнительный отпуск, который прописан в коллективном договоре, может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому или использован отдельно.

Кроме того, оформляя коллективный договор нужно учитывать положения отраслевых соглашений. В них могут быть прописаны условия, при которых работодатель обязан предоставить отпуск сотруднику, который попадает под его действие.

Так, например, согласно пункту 8. 18 Федерального отраслевого соглашения по речному транспорту на 2009—2011 годы, работник в случае недомогания может подать заявление на неоплачиваемый отпуск продолжительностью не более пяти дней. Но пять дней в данном случае — это максимальный срок отпуска без зарплаты в течение года. При этом больничный лист предъявлять не нужно.

Как оформить отпуск за свой счет

В первую очередь работнику нужно написать заявление и указать в нем срок отпуска и причину, по которой он ему необходим. Образец заявления на отпуск смотрите по ссылке.

Если руководитель заявление одобрил, то нужно издать приказ о предоставлении отпуска. Если вы используете унифицированные формы первички, то его оформляют по форме № Т-6 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Помимо номера, даты составления, должности и инициалов сотрудника в приказе нужно указать вид отпуска — без сохранения заработной платы. А также количество календарных дней, на которые он предоставляется. Если неоплачиваемый отпуск присоединяется к основному оплачиваемому, то нужно заполнить разделы «А «и «Б «. А в разделе «В «прописать общее количество дней отдыха.

Приказ должен быть подписан именно руководителем организации или уполномоченным лицом. Отпроситься, к примеру, у начальника отдела будет недостаточно. После того как приказ будет подписан, с ним нужно под роспись ознакомить сотрудника. Вот пример заполнения приказа на отпуск за свой счет:

Важная деталь
Приказ о предоставлении неоплачиваемого отпуска должен подписывать руководитель организации, а не подразделения.

Если работник уйдет в неоплачиваемый отпуск до того, как издан приказ, и не подпишет его, то это будет считаться явным нарушением трудовой дисциплины. За это сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Конечно, это правило не относится к той категории сотрудников, которым отпуск полагается по закону (см. таблицу). Если вы все же решите уволить такого сотрудника за прогул, то вы нарушите трудовое законодательство. И работника придется восстановить (Определение Тамбовского областного суда от 13 сентября 2010 г. № 33−2693).

Оформив приказ, не забудьте отразить отпуск в личной карточке работника (унифицированная форма № Т-2). В табеле учета рабочего времени (если вы ведете табель по унифицированным формам — это форма № Т-12 или № Т-13) также следует обозначить дни отпуска:

— «ДО» (цифровой код 16) — отпуск за свой счет, предоставляемый работнику по разрешению работодателя (например, по семейным обстоятельствам);
— «ОЗ» (цифровой код 17) — отпуск за свой счет при условиях, предусмотренных действующим законодательством РФ (например, при предоставлении неоплачиваемого отпуска сотруднику, который поступает в вуз);
— «ДБ» (цифровой код 18) — ежегодный дополнительный отпуск за свой счет (например, работникам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет).

Как повлияет отпуск за свой счет на очередной оплачиваемый отпуск

Сам по себе неоплачиваемый отпуск в коммерческих организациях никаким сроком не ограничивается. То есть максимальное количество дней не определено. Ограничения есть только у государственных гражданских и муниципальных служащих: они могут уходить в отпуск за свой счет на срок до одного года (п. 15 ст. 46 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Но в любом случае учет отпусков за свой счет необходимо вести. Так как эти выходные могут отразиться на других выплатах в пользу сотрудника.

Так, дни отдыха за свой счет влияют на стаж работы, от которого зависит право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Напомним, что в соответствии со статьей 121 Трудового кодекса РФ в этот стаж не включается время неоплачиваемых отгулов сверх 14 календарных дней в рабочем году.

Пример
Сотрудник в течение года был в отпуске за свой счет более 14 дней

Сотрудник устроился в компанию 1 сентября 2013 года. Следовательно, рабочий год, по истечении которого ему положен отпуск в 28 дней, закончится 31 августа 2014 года. В течение этого периода он был в отпуске без сохранения заработной платы в течение 20 дней.

Так как этот срок превышает 14 дней, продолжительность рабочего года будет увеличена на 6 дней: он начнется 1 сентября 2013 года и закончится 6 сентября 2014 года.

Программа Главбух оформит отпуск без содержания мгновенно

Выберите сотрудника и во вкладке «Отпуск», укажите тип (неоплачиваемый) и период отпуска. И тут же получите заполненный приказ на отпуск по форме № Т-6. Остается только подписать.

Заполненный табель учета рабочего времени вместе с зарплатой будет ждать ваc в разделе «Зарплата», см. вкладку «Документы на выплату».

В табеле Программа Главбух по умолчанию проставит сотруднику код «ДО» (с разрешения работодателя). Если необходимо указать иной код, вы можете открыть табель в формате XLS и внести изменения.

Программа Главбух также сама проставит отметку об отпуске в личной карточке работника (форма № Т-2).

Программа Главбух рассчитает любую выплату сотруднику. Разумеется, на дни неоплачиваемого отпуска зарплата не начисляется. Но с гостевым доступом к Программе вы можете, к примеру, рассчитать ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск по уходу за ребенком, командировочные и многое другое. Получите гостевой доступ прямо сейчас!